In breve
- Il cuore di un software per imprese di pulizie sono turni, presenze e app per i dipendenti: tutto il resto viene dopo.
- Capitolati trasformati in checklist e passaggi con foto sono ciò che i clienti apprezzano di più.
- Un buon gestionale non elabora le buste paga e non complica la vita ai dipendenti.
Il nostro gestionale è nato dentro Adrianea perché non ne trovavamo uno che rispecchiasse come lavora davvero un'impresa di pulizie. Molti software nascono per aziende generiche e poi si adattano; altri sono gestionali contabili con un modulo turni aggiunto dopo.
Se stai valutando un software, questa è la checklist che userei io.
Le 9 cose che deve fare
1. Turni per persona e per cantiere
Una griglia settimanale dove vedi a colpo d'occhio chi va dove, divisa per mansione, con i lavori ancora da coprire in evidenza. Deve gestire i lavori periodici (tre volte a settimana nello stesso ufficio) e quelli spot (un post cantiere sabato mattina).
2. Pubblicazione dei turni
I dipendenti devono vedere i turni solo quando sono pronti, non ogni bozza. Un tasto "pubblica" e una notifica sul telefono valgono più di dieci messaggi WhatsApp.
3. Presenze pronte per il consulente
Le ore lavorate devono uscire dai turni e dalle timbrature, divise in ordinario, straordinario e assenze, con le causali giuste (ferie, malattia, permessi, L104). A fine mese l'export va al consulente del lavoro senza ricopiare nulla.
4. App per i dipendenti, semplice e nella loro lingua
Molte persone che lavorano nelle pulizie non hanno l'italiano come prima lingua. Un'app con pochi tasti e testi tradotti viene usata davvero. Meglio se si installa da un link, senza passare dagli store.
5. Capitolato come checklist
Il capitolato di ogni cliente, diviso per giorno, deve diventare la checklist che il dipendente spunta in cantiere. È il modo più semplice per garantire lo stesso servizio anche quando c'è un sostituto.
6. Schede dei cantieri
Accesso, referenti, orari, istruzioni particolari, chiavi consegnate. Tutto quello che oggi sta nella testa del titolare o del capo squadra. Attenzione ai codici d'accesso: meglio che si chiedano al momento invece di restare scritti nell'app.
7. Prove del lavoro svolto
Passaggi registrati con un QR in cantiere e foto obbligatorie, rapportini con foto prima e dopo. Servono per rispondere ai clienti che chiedono "ma siete passati?". Se usi la geolocalizzazione, verifica con il consulente le regole sul controllo a distanza dei lavoratori previste dallo Statuto dei lavoratori.
8. Magazzino e consumi
Quanti prodotti hai, dove sono e quanto consuma ogni cantiere. Con più magazzini o depositi presso i clienti, senza un sistema si compra due volte la stessa cosa.
9. Portale per i clienti
Un'area dove il cliente vede il piano di lavoro, i rapportini, i documenti (contratto, DURC, DUVRI) e può mandare segnalazioni. Riduce le telefonate e fa sembrare l'impresa più strutturata di quanto sia.
Le 2 cose che non deve fare
1. Sostituirsi al consulente del lavoro
Un gestionale per le pulizie deve preparare le presenze, non elaborare le buste paga. I cedolini restano al consulente, che conosce contratti e normative. I software che promettono di fare tutto spesso fanno male entrambe le cose.
2. Complicare la vita a chi lavora in cantiere
Se l'app per i dipendenti chiede dieci passaggi per timbrare, dopo una settimana nessuno la usa più. Il test è semplice: fallo provare al tuo dipendente meno tecnologico.
Le domande da fare prima di scegliere
- I miei dati sono separati da quelli degli altri clienti?
- Posso esportare tutto se smetto di usarlo?
- Il prezzo cresce con il numero di dipendenti o di moduli? Come?
- Chi mi aiuta a caricare clienti e dipendenti all'inizio?
- Posso provarlo su dati di esempio prima di decidere?
Il nostro gestionale
Il gestionale di RES Digitale fa tutte e nove le cose della lista, parte da 79 € al mese fino a 10 dipendenti e si personalizza con il tuo logo. Lo usiamo ogni giorno in Adrianea: se vuoi, te lo mostriamo in una demo di mezz'ora su dati di prova.
Domande frequenti
Quanto costa un software per impresa di pulizie?
Dipende dal numero di dipendenti e dai moduli. Il gestionale di RES Digitale parte da 79 € al mese fino a 10 dipendenti, IVA esclusa, con magazzino, portale clienti, preventivi e amministrazione come moduli aggiuntivi.
Un gestionale per imprese di pulizie calcola le buste paga?
Di solito no, ed è giusto così: prepara le presenze divise in ordinario, straordinario e assenze, che il consulente del lavoro usa per elaborare i cedolini.
I dipendenti devono scaricare un'app dagli store?
Con il nostro gestionale no: l'app si installa sul telefono da un link, come una pagina web salvata nella schermata principale.