In breve
- Un buon capitolato descrive superfici, frequenze e prestazioni area per area, non un elenco generico di attività.
- Orari, materiali di consumo, sostituzioni del personale e modalità di controllo vanno scritti chiaramente per evitare discussioni.
- Diviso per giorni, il capitolato diventa la checklist che il personale segue in cantiere.
Il capitolato è il documento che descrive cosa va pulito, come e quanto spesso. Lo scrive il committente quando cerca un'impresa, oppure lo propone l'impresa insieme all'offerta. In entrambi i casi, da come è scritto dipende quasi tutto: il prezzo, la qualità del servizio e le discussioni dei mesi successivi.
In Adrianea scriviamo capitolati per ogni cliente aziendale. Questo è lo schema che usiamo.
La struttura di un capitolato per le pulizie
- Oggetto e durata dell'appalto
- Descrizione dei locali e delle superfici
- Prestazioni per area e frequenze
- Orari e modalità di accesso
- Prodotti, attrezzature e materiali di consumo
- Personale e sostituzioni
- Sicurezza
- Controlli di qualità e penali
- Prezzo, fatturazione e revisione
Locali e superfici
È la parte che si scrive peggio. "Uffici di circa 500 mq" non basta. Serve una tabella con ogni area, il tipo di pavimento e i metri quadri:
| Area | Pavimento | m² |
|---|---|---|
| Uffici operativi | Moquette | 280 |
| Sale riunioni | Parquet | 60 |
| Servizi igienici (6) | Gres | 45 |
| Corridoi e reception | Gres | 90 |
| Area ristoro | Gres | 25 |
Con questa tabella un'impresa seria può calcolare le ore. Senza, ogni offerta è una stima diversa e non si possono confrontare.
Prestazioni e frequenze per area
Ogni area ha le sue attività, ognuna con la sua frequenza. Un esempio per i servizi igienici:
- Giornaliera: pulizia e disinfezione di sanitari, lavabi, specchi e rubinetteria; lavaggio pavimenti; svuotamento cestini; reintegro di sapone, carta e salviette.
- Settimanale: pulizia di piastrelle a parete fino ad altezza d'uomo, porte e maniglie.
- Mensile: disincrostazione approfondita, pulizia di griglie e bocchette.
Fai lo stesso per uffici, corridoi e aree comuni. Aggiungi le attività periodiche: vetri interni ed esterni, lavaggio della moquette, trattamento dei pavimenti, con il numero di interventi all'anno.
Un consiglio pratico: dividi le prestazioni per giorno della settimana. Lunedì vetri della reception, mercoledì frigorifero dell'area ristoro, venerdì spolveratura alta. Così il capitolato diventa una checklist che il personale può seguire davvero.
Orari e accesso
Scrivi in che fascia oraria si lavora, se in presenza dei dipendenti o a uffici chiusi, chi consegna le chiavi o i badge, come si gestiscono allarme e chiusura. Sono dettagli che, se mancano, creano problemi la prima settimana.
Prodotti, attrezzature e materiali di consumo
Due cose da chiarire sempre:
- Chi fornisce i materiali di consumo (carta igienica, asciugamani, sapone, sacchi). Possono essere inclusi nel canone o fatturati a parte: cambia molto il prezzo.
- Quali prodotti si usano e se servono linee ecologiche certificate. Per gli appalti pubblici valgono i Criteri Ambientali Minimi per i servizi di pulizia; molte aziende private li chiedono comunque.
Personale e sostituzioni
Indica il monte ore settimanale previsto, come vengono gestite ferie e malattie e in quanto tempo l'impresa garantisce la sostituzione. Per il committente è la vera garanzia di continuità del servizio.
Sicurezza
Il committente deve fornire le informazioni sui rischi dei propri ambienti e, quando previsto, il DUVRI per i rischi da interferenza. L'impresa porta il proprio DVR, la formazione del personale e i DPI.
Controlli di qualità e penali
Come si verifica che il lavoro sia fatto? Sopralluoghi periodici, schede di controllo, rapportini con foto. Le penali vanno legate a mancanze misurabili, non a impressioni. Più il controllo è oggettivo, meno si litiga.
Prezzo e revisione
Canone mensile, cosa è incluso, cosa si paga a parte, scadenze di fatturazione e pagamento. Per i contratti di più anni prevedi una clausola di revisione del prezzo, ad esempio legata all'indice ISTAT o ai rinnovi del contratto collettivo.
Dal capitolato alla checklist in cantiere
Un capitolato scritto bene è inutile se resta in un PDF nella mail del titolare. Nel nostro gestionale il capitolato di ogni sede è diviso per giorno e diventa la checklist che il dipendente vede sul telefono, anche nella sua lingua. Il sostituto sa cosa fare, il cliente può vedere cosa è stato fatto. Lo trovi nella pagina del gestionale per imprese di pulizie.
Domande frequenti
Cosa deve contenere un capitolato per le pulizie degli uffici?
Descrizione di locali e superfici, prestazioni e frequenze per area, orari, prodotti e materiali di consumo, personale e sostituzioni, sicurezza, controlli di qualità, penali, prezzo e revisione.
Chi scrive il capitolato delle pulizie?
Di solito il committente, quando chiede le offerte. Molte imprese di pulizie però lo propongono loro dopo aver visto i locali, per rendere confrontabile la propria offerta.
I materiali di consumo sono inclusi nel canone delle pulizie?
Dipende da cosa prevede il capitolato: possono essere inclusi o fatturati a parte. Va sempre scritto in modo esplicito.